Kategorie
dla Wystawcy i Sponsora

Regulamin

Definicje:

Organizator lub Kanaba Fest – Magdalena Buczak prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą pod nazwą Kanaba Fair Magdalena Buczak, ul. Ożarowska 77/17, 01-444 Warszawa, NIP: 5222828788 , Regon: 368423362; 

Współorganizator/ Współorganizatorzy łącznie lub każde z osobna: 

Jakub Marcin Gajewski San Luzie 3, Olaberia, 20212, Pais Vasco ESY 8643428L

  1. Przedstawiciel Organizatora – osoby wyznaczone przez Organizatora podczas Targów Kanaba Fest, które są upoważnione do podejmowania wszelkich czynności organizacyjnych, pilnowania porządku podczas Targów oraz będące osobami kontaktowymi;
  2. kanabafest.com / kanabafest.pl / kanabafair.com – strona internetowa Organizatora;
  3. Formularz zgłoszeniowy– internetowy formularz dostępny na stronie https://bit.ly/kanabaformPL2022
  4. Targ, Targi lub Kanaba Fest – wydarzenie odbywające się na zasadach określonych w Regulaminie oraz w dacie i miejscu ustalonym przez Organizatora;
  5. Regulamin – niniejszy dokument będący również ogólnymi warunkami umowy;
  6. Cennik – dokument określający wartości danych usług oferowanych przez Organizatora podczas Targów;
  7. Umowa –  umowa zawierana między Kanaba Fest, a wystawcą/sponsorem w chwili złożenia zamówienia w formularzu zgłoszeniowym;
  8. Przewodnik wystawcy – dokument wysyłany do wystawców przed Targami z informacjami na temat wydarzenia (montaże, demontaże, godziny trwania imprezy, atrakcje dodatkowe);
  9. Obiekt – miejsce w którym odbywają się Targi, tj: Plenum, Doki 1/90b, Gdańsk;
  10. Uczestnik – osoba, która bierze udział w Targach
  11. Stoisko – wydzielona przestrzeń przeznaczona do prezentowania asortymentu oraz działalności Wystawcy podczas Targów;
  1. Wystawcą Targów jest podmiot posiadający zdolność do czynności prawnych, który wypełni formularz zgłoszeniowy, otrzyma potwierdzenie rezerwacji stoiska i dokona płatności za powierzchnię wystawienniczą.
  2. Wystawianie wyrobów niezgodnych z tematyką Targów lub mogących stanowić zagrożenie bezpieczeństwa dla zwiedzających wymaga uprzedniej zgody Organizatora oraz zapewnienia przez Wystawcę odpowiedniego zabezpieczenia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wystawca zobowiązany jest przywróć zajmowaną powierzchnię do pierwotnego stanu.
  3. Zamieszczenie reklam i tablic informacyjnych poza obrębem stoiska wymaga zgody Organizatora i wniesienia stosownych opłat. 
  4. Niedopuszczalne jest w czasie trwania Targów zajmowanie przez Wystawcę powierzchni poza obrębem zamówionego i wytyczonego Stoiska. W przypadku nieprzestrzegania tego zapisu Wystawca zobowiązany jest do usunięcia elementów wystających poza wytyczone Stoisko oraz zapłaty kwoty za zajętą dodatkowo powierzchnię wskazanej w Cenniku.
  5. Na jednym Stanowisku (4m2) może wystawiać się tylko jedna marka zgłoszona w Formularzu Zgłoszeniowym. W przypadku ekspozycji większej ilości marek wystawca ma obowiązek zgłosić ten fakt Organizatorowi. W przypadku braku stosownej informacji Organizator jest uprawniony do wykluczenia Wystawcy z Targów albo naliczenia opłaty za dodatkową markę, zgodnie z Cennikiem.
  6. Przesyłając Formularz Zgłoszeniowy, Wystawca wyraża zgodę na używanie przez Organizatora logotypu, zdjęć oraz wizerunku firmy dla celów związanych z organizacją Targów oraz promocją marek po wydarzeniu.
  7. Wystawca może za pomocą Formularza Zgłoszeniowego zgłosić zapotrzebowanie na wyposażenie Stoiska. Organizator w takim wypadku pośredniczy w wynajmie mebli od firmy zewnętrznej i nie jest stroną ewentualnych sporów, które mogą pojawić się z tego tytułu.
  8. Płatność za Stoisko odbywa się na podstawie wystawionej faktury VAT na konto tam wskazane, w dwóch ratach: pierwsza rata płatna jest w formie zaliczki w wysokości 20% kwoty przy rezerwacji Stoiska, oraz drugiej raty w wysokości 80% kwoty na 30 dni przed Targami.
  9. Wystawca ma prawo zrezygnować z uczestnictwa w Targach pod warunkiem zawiadomienia Organizatora na 30 dni przed ich rozpoczęciem. Organizator wówczas dokonuje w terminie 14 dni zwrotu dokonanej wpłaty za Stoisko. Za datę odwołania uczestnictwa uważa się datę wpływu pisma do Organizatora wysłanego pocztą lub drogą elektroniczną. 
  10. Wycofanie przez Wystawcę jego zgłoszenia uczestnictwa w Targach w terminie krótszym niż określony w pkt. 10 nie zwalnia z obowiązku zapłaty całości wszystkich opłat w tym tytułem wynajmu mebli, o którym mowa w pkt 9. 
  11. Niedokonanie wpłaty, w terminach o których mowa w pkt. 10 oznacza rezygnację przez Wystawcę z udziału w Targach.
  12. W przypadku dokonania zmian w złożonym Formularzu Zgłoszeniowym, w terminie nie później niż 14 dni przed rozpoczęciem Targów, ewentualną dodatkową kwotę opłatę należy uregulować w terminie określonym w fakturze VAT.
  13. W przypadku dokonania zmian w złożonym Formularzu Zgłoszeniowym, w terminie późniejszym niż 14 dni przed rozpoczęciem Targów, ewentualną dodatkową kwotę opłat należy uregulować w momencie składania zamówienia.
  14. Odpowiedzialność materialna za bezpieczeństwo Stoiska oraz jego zawartość leży po stronie Wystawcy. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za kradzieże, czy nie wynikające z jego winy umyślnej uszkodzenia mienia należącego do Wystawcy.
  15. Wystawcy na swój koszt dbają o wystrój Stoisk, ich montaż, demontaż, wszelkie transporty, materiały promocyjne, stoły, krzesła, personel pracujący przy Stoisku, a także sprzątanie i zabezpieczenie stoisk oraz przywrócenie powierzchni, na której eksponowane było Stoisko do stanu pierwotnego.
  16. Organizator wyznacza w Przewodniku Wystawcy czas dostępu Wystawcy do powierzchni wystawienniczych celem przygotowania stoiska i ekspozycji. Montaż stoiska nie może odbywać się w godzinach otwarcia Targów dla pozostałych Uczestników, w szczególności kupujących.
  17. Wystawca ma obowiązek zapewnienia dostępności stoiska i obecności personelu pracującego przy stoisku w godzinach trwania imprezy. W przypadku opóźnienia montażu stoiska, bądź braku personelu, Organizator ma prawo do wykluczenia Wystawcy z Targów bez obowiązku zwrotu opłaty za Stoisko.
  18. W przypadku wystąpienia zniszczeń bądź uszkodzeń Obiektu powstałych z winy umyślnej lub nieumyślnej Wystawcy, bądź osób mu towarzyszących lub jego pracowników/ współpracowników, Wystawca jest zobowiązany pokrycia wszystkich kosztów napraw.
  19. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku użytkowania Stoiska, w tym za szkody wyrządzone przez Wystawcę innym Uczestnikom Targów i kupującym. W przypadku roszczeń osób trzecich, Wystawca zobowiązuje się pokryć związane z tym straty Organizatora, w tym wstąpić w miejsce Organizatora w przypadku wysnuwania wobec Organizatora roszczeń.
  20. Wystawca nie może blokować ciągów komunikacyjnych i wyjść ewakuacyjnych, umieszczać oświetlenia i innych urządzeń termicznych bezpośrednio na posadzce i w pobliżu materiałów łatwopalnych, samodzielnie podpinać energii elektrycznej i przeprowadzać kabli przez ciągi komunikacyjne. Elementy zastawiające lub zasłaniające będą demontowane na koszt Wystawcy. Podłączenia energii elektrycznej może wykonać tylko osoba upoważniona przez Organizatora.
  21. Demontaż stoiska nie może zostać rozpoczęty przed godziną zakończenia imprezy wskazaną w Przewodniku Wystawcy. Organizator zastrzega sobie prawo do niedopuszczenia takiego Wystawcy do kolejnego wydarzenia oraz do nałożenia na Wystawcę dodatkowych opłat zgodnie z Cennikiem.
  22. Wystawca zobowiązuje się do wyposażenia personelu pracującego na stoisku z żywnością w niezbędne uprawnienia dot. między innymi aktualnej książeczki sanitarno – epidemiologicznej oraz zapewnić niezbędny sprzęt związany z wymogami w związku z obowiązywaniem na terenie Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego.
  23. Zapewnienie kasy fiskalnej podczas Targów leży po stronie Wystawcy.
  24. Wszelka odpowiedzialność za treść jakichkolwiek materiałów, projektów, produktów eksponowanych i sprzedawanych przez Wystawcę znajduje się po jego stronie. Wystawca zobowiązany jest do sprzedaży i posiadania asortymentu, który jest legalnie dopuszczony do obrotu na terenie Polski i posiada wszelkie niezbędne zezwolenia i certyfikaty oraz niezbędne badania, o ile istnieje taka konieczność. Podczas wydarzenia obowiązuje zakaz prowadzenia działalności handlowej, w tym promocyjnej i informacyjnej, dotyczącej środków psychoaktywnych, zmieniających świadomość, tzw. „smart drugs”, produktów powodujących lub mogących powodować działanie podobne do substancji psychoaktywnych lub odurzających, potocznie zwanych „dopalaczami” (w tym przedmiotów kolekcjonerskich o podobnym działaniu), nawet jeśli te produkty mają oznaczenie, że nie są przeznaczone do spożycia.
  25. Poziom hałasu na Stoisku nie może wpływać na swobodne i komfortowe korzystanie z innych stoisk. Wystawca jest zobowiązany do stosowania się do ewentualnych upomnień Przedstawiciela Organizatora w tym zakresie.
  26. Wystawca zobowiązany jest do oczyszczenia i uporządkowania zajmowanego Stoiska. W przypadku niewykonania powyższych prac Organizator zleci ich wykonanie na koszt i ryzyko Wystawcy.  
  27. Spowodowanie mechanicznego lub chemicznego uszkodzenia posadzki w Obiekcie, kostce brukowej, elewacji, bramie, rolecie, drzwiach, ścianie skutkować będzie obciążeniem kosztami naprawy zwiększonymi o 100%. W przypadku nieprzestrzegania zasad BHP, P-poż. lub innych zasad ujętych w Regulaminie, Przedstawiciel Organizatora może nakazać przerwanie prac do czasu usunięcia nieprawidłowości lub nałożenie opłaty porządkowej wskazanej w Cenniku oraz wyegzekwować wykonywanie prac zgodnie z zasadami.
  28. Pozostawione bez pisemnej zgody Organizatora elementy zabudowy i wyposażenie stoisk nieusunięte w okresie demontażu, uważa się za mienie porzucone, które przechodzi bez odszkodowania na własność Organizatora. 
  29. Wystawcy wykonujący zabudowę odpowiadają za szkody wyrządzone osobom trzecim, w tym za osoby i podmioty, którymi posługują się przy wykonaniu zlecenia.
  30. Wystawca oświadcza, iż w razie pozyskiwania na Stoisku danych osobowych oraz przeprowadzania losowania nagród, posiada w tym celu stosowne zgody oraz dokonał zgłoszeń do odpowiednich organów.
  31. Organizator ma prawo przydzielenia Stoisk bez brania pod uwagę ewentualnych sugestii czy wniosków Wystawcy.
  32. Organizator może odmówić Wystawcy udziału w Kanaba Fest także po dokonaniu przez niego wpłaty, bez podania przyczyny. W takim wypadku Organizator dokona Wystawcy zwrotu wpłaconej kwoty za udział w Targach. Kwota ta nie podlega zwrotowi, jeśli wykluczenie Wystawcy nastąpi wskutek złamania przez niego niniejszego Regulaminu, dobrych obyczajów lub zasad uczciwej konkurencji i praktyk kupieckich. Zapisy niniejszego punktu stosuje się również w przypadkach, o których mowa w pkt 13 i 14 Regulaminu. 
  33. Organizator zobowiązuje się do aktywnej promocji Targów w mediach, dbania o PR, a także do bieżącego informowania o Kanaba Fest w mediach społecznościowych i w innych dostępnych mu kanałach informacji.
  34. Aby zadbać o jak największe dotarcie do szerokiej grupy odbiorców, Wystawcy mają obowiązek udostępnić informację o Kanaba Fest (Wydarzeniu) na firmowych profilach na Facebooku oraz dokonać na tych profilach co najmniej dwóch wpisów na temat swojego uczestnictwa w Targach przed ich rozpoczęciem. Ostatni wpis powinien być opublikowany najpóźniej na 7 dni przed Targami.
  35. Wystawca potwierdza, iż przyjął do wiadomości, że żadne z oświadczeń i działań Organizatora nie są gwarancją ani zapewnieniem korzyści majątkowych i niemajątkowych, które mogą wyniknąć z uczestnictwa Wystawcy w Targach. Organizator nie odpowiada za powodzenie ekonomiczne Wystawców Targów w związku z uczestnictwem w Targach.
  36. Organizator ma prawo do wykonania dokumentacji zdjęciowej i filmowej podczas Targów oraz wykorzystywania tych materiałów do celów marketingowych.
  37. Organizator podczas Targów Organizować będzie warsztaty lub wykłady, na które może zaprosić dowolnie wybranych Wystawców. Udział Wystawców w tych warsztatach i wykładach jest darmowy W przypadku sytuacji losowych Organizator ma prawo zmienić lub odwołać zaplanowane warsztaty lub wykłady z udziałem Wystawców a Wystawcom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia, w szczególności odszkodowawcze.
  38. Wystawcy podczas Targów mają obowiązek przestrzegać zasad BHP, Regulaminu Obiektu oraz aktualnych wytycznych, zarządzeń i aktów prawnych w związku z obowiązywaniem na terenie Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego.
  39. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany miejsca, lub terminu Targów w przypadku wystąpienia okoliczności od niego niezależnych, w szczególności w związku ograniczeniami związanymi z obowiązywaniem na terenie Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii po uprzednim poinformowaniu o tym fakcie Wystawcy. W tym przypadku zaliczka 20% za wynajem stoiska nie podlega zwrotowi, tylko stanowi zaliczkę na poczet kolejnej edycji Targów.
  40. Organizator nie ponosi odpowiedzialności, w szczególności odszkodowawczej, w przypadku odwołania Targów z przyczyn od Organizatora niezależnych  w szczególności  w związku ograniczeniami związanymi z obowiązywaniem na terenie Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii. W przypadku odwołania imprezy ze strony Organizatora opłata za wynajem Stoiska podlega zwrotowi.
  41. Stoiska powinny być wybudowane z materiałów niepalnych, trudno palnych lub zabezpieczonych przed ogniem. Na Stoisku muszą znajdować się do wglądu stosowne atesty, certyfikaty i zaświadczenia potwierdzające powyższe. W przypadku braku atestów, certyfikatów i zaświadczeń Wystawca jest zobowiązany do złożenia stosownego oświadczenia w tym zakresie.
  42. Przy używaniu palnych lub tworzących wybuchowe mieszanki płynów jako środków czyszczących należy zachować szczególną ostrożność. 
  43. Urządzenia p. poż., hydranty, gaśnice, wyjścia ewakuacyjne, ciągi piesze, tablice elektryczne nie mogą być zastawiane lub zasłaniane. 
  44. Wnoszenie substancji łatwopalnych, toksycznych, wybuchowych, gazów technicznych powinno być każdorazowo zgłaszane Przedstawicielowi Organizatora, który ma prawo zabronić ich wnoszenia (wwożenia) na teren Obiektu. 
  45. Wystawcy są zobowiązani zapoznać się i przestrzegać szczegółowych przepisów bezpieczeństwa przeciwpożarowego wywieszonych w Obiekcie.
  46. Zabrania się na terenie Obiektu używania ognia otwartego w halach i na zewnętrznych stoiskach wystawowych.
  47. Wystawcy są zobowiązani do respektowania poleceń Przedstawiciela Organizatora i wytycznych przeciwpożarowych w zakresie przestrzegania niniejszego Regulaminu. 
  48. W razie powstania pożaru na terenie Obiektu należy bezzwłocznie powiadomić Państwową Straż Pożarną tel. 998, 112 oraz Przedstawiciela Organizatora. Do chwili przybycia Państwowej Straży Pożarnej należy bezwzględnie podporządkować się Przedstawicielowi Organizatora, a po przybyciu Straży Pożarnej dowódcy akcji ratowniczo-gaśniczej.
  49. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.
  50. Wszelkie dodatkowe i indywidualne porozumienia pomiędzy Wystawcą a Organizatorem wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.